Descripción

NORMAS

Las siguientes normas son un portafolio de opciones disponibles para ser usadas cuando se requieran.

1. Escuchar a los demás: a veces sucede que mientras una persona está hablando los demás están atendiendo el celular o mirando otras cosas en el computador. Esto no solo es una falta de respeto sino que hace que los argumentos se repitan una y otra vez para actualizar a aquellos que estaban distraídos.
2. Pedir la palabra: parece una norma básica que no requiere ser impuesta, sin embargo en muchas organizaciones no se respeta la palabra y las personas empiezan a hablar cuando otros lo están haciendo o cuando aún no se han terminado de exponer los argumentos para poder empezar el debate.
3. No hacer comentarios particulares: cuando en medio de una reunión empiezan a darse conversaciones o reuniones paralelas, esto no solo distrae a quién está exponiendo sino que también provoca que quienes estén conversando pierdan la concentración y después carezcan de argumentos suficientes para aportar debidamente en la toma de las decisiones.
4. No temer expresar opiniones o desacuerdos: este recurso es válido para espacios en los que las personas no se sienten cómodos hablando o expresando desacuerdos, pues hacerlo una vez finalizada la reunión no agrega ningún valor para la toma de decisiones del grupo. Además, si somos invitados a una reunión, es porque nuestra opinión y punto de vista son valiosos, de manera que debemos expresarlos.

Reunión Presencial

1. Parqueadero de celulares: ubicamos una caja o bolsa para que todos los asistentes dejen sus celulares durante la reunión y así evitar que se distraigan fácilmente con sus notificaciones, mensajes y llamadas. Existen excepciones de acuerdo a la necesidad y se debe expresar al inicio del encuentro.
2. Cronómetro: contamos con un cronómetro los tiempos de intervención.
3. Pelota o posta: cualquier elemento que se pueda manipular fácilmente se pasa entre los asistentes para controlar quién habla, pues solo puede hacerlo el que tenga el elemento y, además, ayuda a mantenernos atentos, despiertos y concentrados, pues en cualquier momento puede caerles la pelota para que participen.
4. Libretas y lapiceros: ubicamos libretas de notas y lapiceros al alcance de todos los asistentes para que tomen notas y ordenen sus ideas antes de hablar y para que controlen los argumentos sobre los cuales ya se ha expuesto.
5. Tarjetas de efectividad: disponemos sobre la mesa de juntas un juego de tarjetas de efectividad (manera lúdica de impartir normas en medio de las reuniones y hacer que los participantes se concentren en la sesión).

Recuerda que la clave de toda reunión es la preparación.

Reunión Virtual

La tarea de enfrentar cambios es ardua, si trabajamos en equipo, será mas fácil adaptarnos, romper barreras y sacar lo mejor para evolucionar.

Si está en la reunión y le surge una duda de algo relacionado a lo que se está hablando o presentando no lo interrumpa. Utilice la funcionalidad de
Chat incluida en Zoom, Jitsi o el canal que decidamos (previo a la reunión y en común acuerdo), o use la opción de alzar la mano, para hacer las preguntas o comentarios que tenga.

Se debe intentar ir al grano, no solo porque en casa hay miles de distracciones, sino porque puede acceder a muchas de ellas desde su computador. Por tanto, mantenga las videollamadas lo más cortas posibles, con eso garantiza que la atención de todos los asistentes esté puesta en el mensaje que quiere entregar.

Cuando se inicie la reunión, los micrófonos de los asistentes se bloquearán y solo quedará habilitado el micrófono del moderador y en el caso de las Comisiones Técnicas, el del Presidente o Vicepresidente. Cuanda le cedan la palabra puede hacer clic en el botón del micrófono o puede mantener presionada la barra espaciadora para silenciar y activar el micrófono rápidamente, directamente desde su teclado

Aconsejamos que todos los participantes de la reunión mantengan encendida la cámara durante la misma.

Por favor tener en cuenta que la invitación y el ID de la reunión es personal e intransferible, para no generar conflictos durante la logística en la transmisión y evitar el ingreso de intrusos.

La disciplina, la organización y la planeación son muy importantes para lograr una reunión exitosa, además se debe ser muy estrictos con el uso del tiempo. Siga la misma norma como si estuviese en su oficina: llegue a la hora que fue citado. Entienda que llegar tarde a una videollamada es aún más grave, pues no tiene que desplazarse a ningún lado.

La luz es una gran amiga cuando se trata de presentar con claridad gráficos y demás ayudas del expositor y que no se puedan compartir a través del ordenador. Es conveniente no perder de vista otros detalles sobre el sitio en el que realiza la videollamada, por ejemplo, evitar lugares con poca iluminación natural o demasiado iluminados, buscar un punto medio; procurar que ninguna luz refleje directo a la cámara o que esté exactamente por arriba o debajo de la persona conectada. Usar un fondo adecuado para la reunión que no genere distracción, el 60% las personas están viendo que hay alrededor del emisor. Por ello, es muy importante asegurarse de que el fondo detrás de la persona está limpio y es apropiado, por ejemplo, ubicarse delante de una pared que no genere distracción o usar un fondo virtual.

De igual forma, si va a compartir su pantalla es importante que antes de hacerlo revise qué aplicaciones / páginas web / Chats tiene abiertos y que encienda la opción de No Molestar en su dispositivo. Todo lo que aparezca en su pantalla será visible para todos los participantes.

Sugerimos situarse en el centro del encuadre. Un plano central, directo a la cara. ¿Y la postura? Una buena opción es apoyar los brazos sobre la mesa, de ese modo se evita que, en un descuido, se dejen los hombros algo caídos. La distancia ideal es desde la cabeza a la altura del pecho.

Si hay más personas con usted y que no participan en la reunión es importante que ellos sepan que usted está en una videollamada de tal manera que no vayan a cruzarse por la cámara en situaciones bochornosas o vayan a decir algo que pueda generar un momento de vergüenza.

Recuerde que la video conferencia incluye audio, un video de mala calidad se puede soportar más que no tener audio, procure siempre revisar que se le escucha bien. Si tiene problemas de conectividad o la gente le dice que su voz se está entrecortando, apague por momentos su videocámara de manera que el consumo de ancho de banda sea menor.

Sugerimos que, cuando esté hablando se debe mirar la cámara y no ver la pantalla toda la intervención. Esto de alguna manera ayuda a generar un contacto visual con los espectadores.

Importante que la cámara esté en la posición ideal antes de iniciar la reunión para que después no salgan tomas como los pies, el techo o la barriga.