Método Kanban

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Gestión del Equipo

Kanban

El método Kanban nos permite organizar nuestras tareas como equipo en cada proyecto.
Kanban en japonés significa tarjetas visuales y su funcionamiento es el siguiente:

Una vez sabemos cuál es el proyecto y las tareas de las que se compone, ponemos en post-its o notas adhesivas cada una de esas tareas y le asignamos uno o varios responsables para ponerlas en marcha. El responsable también puede ser todo el equipo aunque a veces es más interesante dividir el trabajo y después ponerlo en común.

Es importante que tengamos en cuenta que dividir el trabajo no significa que cada uno hace una cosa y luego se une todo.

 

En el reto hemos de avanzar de manera conjunta y normalmente una tarea necesita de las anteriores para ponerse en marcha.
Para poder trabajar de manera adecuada hemos de realizar un tablero como el siguiente. Podemos utilizar de modelo este Tablero Kanban.

tablero-kanban

En la columna de tareas pondremos todos los post-its de las tareas que tenemos que realizar en el proyecto. Cuando empieza el proyecto todas las tareas están en Pendiente, es decir, no hemos empezado a trabajar en ellas.
Cuando empezamos a trabajar en la tarea 1, por ejemplo, la ponemos en la columna en Proceso, porque estamos trabajando sobre ella. Una vez está finalizada la pasamos a la última columna de Terminado.
Si queremos alcanzar el proyecto, todas las tareas han de estar en la columna de Terminado en la fecha de la finalización del mismo. Si no es así, debemos anotar si ha habido problemas con el trabajo en nuestra ficha del portafolio y plantear posibles soluciones.

Con nuestro tablero siempre sabremos cuál es el estado del proyecto, si estamos trabajando y avanzando en las tareas o si por el contrario nos hemos relajado demasiado y no vamos a realizar la entrega en la fecha acordada.

Retrospectiva del Proyecto

La retrospectiva es una reunión que realizaremos al acabar el proyecto. En ella tendremos que reflexionar sobre nuestro desempeño a lo largo del proyecto como equipo para ver en qué aspectos hemos trabajado bien y en cuáles podemos mejorar. Podemos realizarla en algún sitio tranquilo donde poder conversar y poner ideas en común.

 

Para ayudar en esta reflexión podemos utilizar la ficha retrospectiva.

Es importante que en esas reuniones intentemos que afloren posibles desencuentros entre los miembros del equipo, bloqueos durante el trabajo, obstáculos que nos han surgido, si alguien considera que ha trabajado más que el resto. También aspectos positivos, como aquello de lo que estamos satisfechos en nuestro proyecto, ideas nuevas que han aparecido, etc.

ficha-retrospectiva

Gestión de los equipos de proyecto

Los equipos de proyecto estarán formados por 4 miembros (esto puede variar en función del número de participantes). Trabajaremos de forma cooperativa, lo que significa que los resultados del trabajo serán fruto de la cooperación y la ayuda mutua. Cooperamos no solo para aprender a trabajar en equipo, sino también para aprender a hacer solos aquello para lo que en un principio necesitábamos ayuda de otros.

Trabajar juntos unos al lado de otros no es cooperar, para que exista una verdadera cooperación deben darse las siguientes condiciones:

  • Interacción entre los miembros del equipo. Que cada uno haga una parte del trabajo sin consultar con los demás y luego se junte en un mismo documento no es trabajo en equipo. Los resultados deben ser fruto de un trabajo conjunto con decisiones consensuadas, en el que existe ayuda mutua (los que tienen más dificultades deben contar con el apoyo de los miembros de su equipo).
  • Responsabilidad y compromiso. A cada uno de los miembros del equipo se le deben asignar responsabilidades, y debe comprometerse a hacer su aportación al trabajo grupal y contribuir al aprendizaje de sus compañeros.
  • La participación deberá ser equitativa, es decir, que las tareas asignadas a cada uno deberán corresponderse con sus capacidades.
  • La falta de contribución al trabajo grupal deberá tener consecuencias para quien no asuma su responsabilidad,

Para facilitar la participación de todos en las tareas grupales asignaremos roles, así, a cada participante de un proyecto se le podrá exigir responsabilidades concretas.

  • Coordinador/a: organizará las tareas a realizar y asignará responsabilidad individual sobre cada una de ellas, y velará para que cada uno haga su parte.
  • Portavoz: será la persona encargada de exponer las conclusiones o presentar ideas al resto de los grupos, así como facilitar la comunicación entre su equipo, la supervisión (o administración) y los otros equipos del proyecto.
  • Secretario/a: se encargará de custodiar los documentos y el material utilizado por el equipo, y se responsabilizará de que éste esté a disposición del mismo cuando lo necesite, especialmente durante las reuniones. También será responsable de tomar nota de las instrucciones dadas por la supervisión (o administración) y gestionar carpetas y documentos digitales (Drive, dropbox. etc.).
  • Supervisor/a: es la persona que se asegurará de que todos los miembros del equipo han entendido las tareas que deben realizarse y las explicaciones dadas, proporcionará la ayuda necesaria a quien lo requiera y, en su caso, solicitará apoyo a la administración.

La asignación de los roles se realizará por la administración de acuerdo con la madurez y características específicas de sus colaboradores, considerando que al inicio (incluso de forma permanente en algunos casos) deben cambiarse en cada tarea (o en cada dos si la administración considera que deben mantenerse más tiempo). Al final del proyecto todos los participantes deben haber asumido todos los roles y quedar establecido preferencias al asociarse cómo equipos en función de la producción, la eficiencia y la tranquilidad mental.

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